脱エクセル・脱紙で業務DX!!ノーコードだから簡単に導入できて、利用しやすい

重くて開かないエクセルファイル、属人化してしまっていたり、情報の散在など、業務でエクセルを使用している企業は多いと思いますが、非常に課題も多いです。
また、何かと便利な計算ソフトは、様々な企業で浸透しているツールの1つとなっていることでしょう。

確かに昔の時代は、非常に便利なツールとして活用されてきたことかと思いますが、現在は「脱エクセル」ということで業務アプリを作成し、業務効率化を行うといった流れが注目され始めています。
そこで、今回、kintone(キントーン)で業務アプリを作成してデータの「共有・編集・管理」など、「脱エクセル 」を意識した、業務改善について紹介していきます。

ノーコードで業務DX!!業務の管理や申請を一元化!!||kintone(キントーン)の紹介

前回、kintoneの紹介記事を公開したので、「kintoneって何?」という方はそちらを先にご覧ください。

エクセルから移行するメリット

エクセルでデータを共有する場合は、ファイルを作成した後にメールで共有を行ったり、クラウドストレージを使用する必要があります。
ですが、kintoneであればリアルタイムでデータの新規作成や編集をリアルタイムで共有することが可能です。

また、アカウントごとに権限を設定することができるので、不注意で計算式を変更してしまうといったミスがなくなります。

さらに、コミュニケーション機能がついているため、チーム単位やプロジェクト単位でのコミュニケーションを行うことができ、他部署や他社とkintoneを利用してコミュニケーションをとることができます。

同時にデータ編集・管理ができる

kintoneは、複数人でデータを編集・管理することができます。
また、エクセルで管理を行っている場合、最新のデータがわからなくなってしまうことがあると思いますが、kintoneであれば業務アプリを活用することで、リアルタイムでデータの「編集・追加・削除」が可能です。

そのため、メールなどで共有を行わずとも、それぞれが最新のデータを参照することができるようになります。

さらに、スマートフォンなどのデバイスからkintoneを活用することで、外出先から好きな時にデータにアクセスできるようになります。


データの一元管理

kintoneは、データの一元管理を簡単に行うことができるツールです。
大企業などで、「支店ごとにバラバラのデータがあり、集計できない」といった場合であっても、業務アプリを作成することによりデータを1つにまとめデータ分析などを行うことができます。

コメント機能

kintoneにはコミュニケーション機能があり、参加者を選んでスペースを作ったり、参加者同士で議論したり、情報を共有することができます。
また、「全社向けのスペース、営業部だけのスペース、企画部だけのスペース」など、プロジェクトメンバー専用のスペースなど用途やメンバーによって自由にスペースを作成し、その中でアプリを用いてデータの共有をしたり、スレッド機能を用いてコミュニケーションを図ることが可能となります。

変更履歴からデータを復元

データの変更履歴に基づいて、データを復元できるため「計算式が壊れて戻せなくなった」といったミスを防ぐことができます。

脱エクセルアプリ作成してみた

次に実際にありそうな業務フローをイメージし、kintoneでDXを行ってみたいと思います。
以下は、建築業界の業務フローをイメージしたものになります。

建設系の業務要件(日報)

イメージではありますが、建築系の業務フローとなっています。
紙やエクセルを利用することによって生じる、二度手間の解決を行うことができます。

  • 現場作業者は、作業進捗の報告を行う
    • 手書きで紙に記入を行う
    • 報告を行うために現場から、事務所に移動する
    • 全体の把握を行うため、日報をエクセルにまとめる

建築系のkintone導入イメージ

kintoneを導入し、「脱エクセル・脱紙」を行うことによって、結果的により良く集計されたデータ分析を行うことができ、
より正確な意思決定の改善を行うことが可能です。

  • スマホやタブレットから報告書を作成する
    • 事務所に移動せず、現場で直接報告
    • 多様人材による不規則な報告データを防ぐ
    • 集計機能により自動で、データをまとめる

脱エクセル・脱紙アプリを作成してみた(建設系の業務要件:日報アプリ)

以下の画像は、kintoneの操作画面になります。
アプリの新規作成時に、日報のテンプレートを発見したので、テンプレートを活用しながら作成していきたいと思います。

テンプレートの使用方法は、使用するテンプレートを選択して、「このアプリを追加」をクリックするだけで使用することができます。

以下の画像は、日報アプリのテンプレートになります。
デフォルトで、「日付、作成者、部署、業務内容、目標達成度、感想、添付ファイル」のフォームが設定されています。

このままでも使用できるのですが、簡単にカスタマイズしていきます。
フォームを新規で追加する際は、左側の項目一覧から追加したい要素を選択してドラッグするだけです。

以下、左側の画像がデフォルトのテンプレートで、右の画像がカスタムしたテンプレートになります。
「業務達成率、エリア、作業フロア、所要時間」などの項目を新規で追加しました。

以下の画像は、日報を実際に書き込んでいる場面になります。
担当者が、現場からスマートフォンなどでデータ入力を行う想定でカスタムしたので、テキストなどの文章を書く項目は極力減らし、項目を選択するだけで、作業報告ができるようになります。

以下、左の画像は日報の一覧画面になります。
以下の日報は「編集、削除」などを行うことができるのですが、担当者以外に見せないようにしたり「編集、削除」などのアクションを制限することも可能なので、第三者の手によってアプリの設定が変更されてしまうといった事態を防ぐことが可能です。

右の画像は、集計したデータをグラフにしている場面です。
グラフの設定を行っておけば「日々の業務達成率、部署ごとの業務達成率、部署ごとの課題や強み」などのデータがリアルタイムで、一眼で分かるように設定することが可能です。

こういった細かな設定を行っていくことで単純に業務効率化だけでなく、意思決定のスピードや精度を高めたり、現場のモチベーション維持に役立てていくことができます。

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